Astuces Pour Gérer Les Interruptions Humaines Pour Être Productif
Au travail
Les interruptions au travail proviennent généralement de deux sources : vos collègues et votre management. Pour limiter au maximum l’impact de ces interruptions sur votre productivité, vous devez premièrement être au clair concernant vos priorités. Connaître ce qui est prioritaire pour votre travail devrait vous permettre de savoir quelles sollicitations accepter et lesquelles refuser.
La deuxième chose que vous devez avoir à l’esprit est que vous ne pouvez pas satisfaire les demandes de tout le monde et que vous devrez apprendre à dire NON à certaines d’entre-elles.
Vos collègues : Si vous avez un bureau à vous tout seul, il est relativement facile de vous isoler en fermant la porte afin de ne pas subir les fréquentes interruptions de vos collègues. Vous pouvez aller un cran plus loin en définissant vos plages de disponibilité et d’indisponibilité et en les affichant de façon bien visible sur la porte de votre bureau.
A titre d’illustration, j’ai récemment lu sur Internet, l’histoire d’un chef d’entreprise indien qui a appliqué cette méthode en accrochant sur la porte de son bureau une pancarte avec l’inscription suivante :
« Avez-vous quelque chose que vous souhaitez me remettre ou dont vous souhaitez discuter avec moi ? Quel est son niveau d’importance sur une échelle allant de 1 à 10 ? (1 = Juste vous dire bonjour ! et 10 = Il y a un incendie !). Si l’importance est de 7 et plus, vous pouvez rentrer dans mon bureau. Si elle est en dessous de 7, vous avez 3 options :
1. Revenir plus tard
2. M’envoyer un mail et je vous répondrai rapidement
3. Déposer les documents à la réception, on me les remettra lorsque je serai disponible »
En se basant sur cet exemple, on pourrait penser à juste titre que ce système ne fonctionne que pour « les chefs ». Mais en réalité, même si vous n’êtes pas chef, vous pouvez également le mettre en œuvre, à condition que votre supérieur hiérarchique vous donne son accord. Vous obtiendrez son accord en lui démontrant les bénéfices attachés à la mise en place d’un tel système.
En réalité, tous les managers et responsables recherchent des collaborateurs efficaces. Si votre manager est convaincu du décuplage de votre efficacité, il n’y a pas de raison qu’il vous empêche de mettre en place ce système.
Si malgré le système de fermeture de porte, vous avez quand même des collègues qui se retrouvent de manière imprévue dans votre bureau, vous pouvez vous lever afin d’éviter qu’ils ne s’assoient. Pourquoi ? Simplement parce qu’une discussion debout est souvent plus rapide qu’une discussion assise.
Si vous travaillez en open-space et que vous n’avez pas de bureau, vous pouvez mettre en place un système de pancarte verte et de pancarte rouge pour signaler votre disponibilité. L’idée est simple : mettre en visibilité au niveau de votre poste de travail, la pancarte correspondante et expliquer à vos collègues le principe de ces couleurs.
Une autre astuce simple à mettre en œuvre en open space, c’est de mettre à vos oreilles un casque en écoutant de la musique instrumentale pour aider à vous concentrer. En ayant un casque aux oreilles et en étant concentré, vous mettez déjà une barrière à toute personne qui viendrait vous parler. Dans cette configuration, vos collègues préféreront en général vous envoyer un mail et éviteront de vous interrompre sauf en cas de réelle urgence.
Votre manager : S’il est relativement facile de gérer les sollicitations de vos collègues, il est plus difficile de le faire lorsqu’il s’agit de votre manager. Si les sollicitations de votre manager sont fréquentes et perturbent réellement votre productivité, il est important d’engager une discussion sur les tâches les plus importantes (TPI) de votre poste.
Dans toutes les professions, il existe en général entre 5 et 10 tâches plus importantes (TPI) qu’il faut réaliser régulièrement afin de réussir dans son métier. L’une des clés de votre productivité au travail réside dans votre capacité à identifier et à savoir vous concentrer et focaliser votre attention sur vos TPI. Vos TPI ce sont les tâches majeures pour lesquelles vous avez été recruté et que vous devez accomplir quotidiennement. Ce sont ces tâches qui vous permettent d’apporter de la valeur ajoutée à votre entreprise et de contribuer à sa croissance.
À titre d’exemple, les TPI d’un agent commercial sont les suivantes :
- Faire la prospection de nouveaux clients
- Maîtriser excellemment son produit et savoir le présenter avec persuasion aux clients
- Savoir identifier les besoins des clients et proposer le produit le plus adapté
- Produire des preuves aux objections des clients
- Conclure efficacement les entretiens de vente
- Bâtir des relations de confiance avec les clients afin d’obtenir leurs références
Discuter de vos TPI avec votre manager permet de vous mettre d’accord sur les réelles priorités. Une fois que vous êtes au clair avec votre manager sur vos TPI, vous pourrez alors en cas de sollicitations excessives, lorsque vous travaillez sur un dossier précis et important, lui rappeler les échéances
– qu’il a en général fixées lui-même
– ainsi que les conséquences d’un retard.
Afin d’éviter de rentrer en confrontation avec votre manager, vous pouvez dans certains cas, accepter d’effectuer le travail demandé en lui proposant une nouvelle échéance. Vous pouvez également lui suggérer une autre personne pour effectuer ledit travail, en raison des compétences de cette personne ou encore de sa disponibilité. À la maison Si vous êtes travailleur autonome et travaillez depuis votre maison, vous pouvez si vous en avez la possibilité, prendre une pièce de votre maison ou de votre appartement et en faire votre bureau. Dans ce cas, vous pouvez appliquer à vos enfants et à votre conjoint s’ils sont à la maison à vos heures de travail, les principes précédemment vus dans le contexte d’une entreprise.
À la maison
Si vous êtes travailleur autonome et travaillez depuis votre maison, vous pouvez si vous en avez la possibilité, prendre une pièce de votre maison ou de votre appartement et en faire votre bureau. Dans ce cas, vous pouvez appliquer à vos enfants et à votre conjoint s’ils sont à la maison à vos heures de travail, les principes précédemment vus dans le contexte d’une entreprise.
Ce texte est un extrait du livre « 5 étapes pour (re)prendre le contrôle de votre TEMPS et de votre vie » écrit par Henri M. Missola
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