Tu peux utiliser les étapes suivantes pour le faire : 

1. Choisir ton outil de planification 

Ta première mission est de choisir l’outil de planification que tu utiliseras pour planifier et gérer ton temps. Pour cela, tu as 2 possibilités : 

– Outil à l’ancienne : tu prends un agenda papier. Tu peux t’en procurer assez facilement un dans une papeterie. 

– Outil moderne : il s’agit ici d’opter pour un agenda électronique. 

Il est important de noter qu’il n’y a pas de bon ou de mauvais outil. Le principal est de choisir un outil avec lequel tu es à l’aise. Cependant je te recommande quand même fortement un agenda électronique parce qu’il a plus de fonctionnalités qu’un agenda papier et te permettra donc sur le long terme de gagner du temps. Et tu n’as pas besoin d’en acheter un. 

Si tu as un téléphone intelligent, encore appelé smartphone, quelle que soit sa plateforme d’exploitation (Apple, Android, Windows), tu disposes d’un calendrier intégré. Tu peux également installer des application de calendrier comme Google Calendar ou Apple Calendar qui sont très bien et sont même souvent utilisées par défaut par les utilisateurs d’Android et d’Apple. 

Pour ma part, j’utilise le calendrier intégré de mon téléphone Samsung et je l’ai synchronisé avec le Google Calendar de ma boîte Gmail. Cela me permet d’avoir accès à mes rendez-vous et autres activités planifiées que je sois sur mon téléphone ou sur mon ordinateur. 

2. Choisir un outil de gestion de tâches et le lier à ton outil de planification 

Tu n’en as pas forcément besoin mais c’est une possibilité que tu peux utiliser. Selon l’outil de gestion des tâches que tu choisiras, il peut aussi t’aider à faire le découpage de ton projet en activités et tâches. 

Il existe de nombreux gestionnaires de tâches que tu peux télécharger sur les plateformes Android, Apple et Windows. Et pour la plupart, ils permettent une synchronisation avec ton calendrier électronique. Voici quelques outils synchronisables que tu peux utiliser : Todoist, Trello, Asana, Nozbe, etc. 

Pour ma part, j’utilise Todoist parce que j’ai la possibilité d’y créer mes projets, de les décomposer et planifier ensuite les tâches que je synchronise avec mon agenda Google Calendar. Ainsi je ne les perds pas de vue. En fait, travailler conjointement avec ton agenda et ton gestionnaire de tâches te permettra d’avoir constamment une vision globale de ce que tu as à faire et tu pourras ainsi mieux gérer ton temps. 

3. Créer des catégories dans ton agenda 

Pour une meilleure gestion de l’affichage des informations dans ton agenda, tu peux créer des catégories différentes selon qu’il s’agit des rendez-vous ou des tâches de tes projets. Tu pourras ainsi choisir une couleur différente pour chaque catégorie. Par exemple, le bleu pour tes rendez vous, le vert pour ton projet 1, le violet pour le projet 2, etc. Ainsi, en un clin d’œil, tu sais ce qui s’affiche dans ton agenda. 

Dans une optique de gestion plus globale de ton agenda, tu peux aussi créer des catégories plus basiques mais utiles telles que “maison”, “loisirs”, “famille”, “associatif”, etc. Tu pourras ainsi les utiliser pour planifier certaines de tes tâches de la vie courante. 

4. Paramétrer tes évènements récurrents 

Cette étape te fera gagner beaucoup de temps et c’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles je te recommande fortement d’utiliser un calendrier électronique. En effet, elle te permet de planifier une seule fois une activité qui va se répéter à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle. Cela t’évitera donc de la planifier chaque semaine ou chaque mois. 

Tu peux par exemple utiliser cette fonctionnalité d’évènements récurrents pour : 

– Tes séances à la salle de sport : si tu y vas 2 à 3 fois par semaine, tu peux les planifier de manière récurrente sur plusieurs mois voire même toute l’année. 

– Chercher tes enfants à la crèche ou chez l’assistante maternelle : tu crées une tâche récurrente que tu positionnes dans ton agenda pour tous les jours où tu auras à le faire. 

– Tes réunions hebdomadaires au travail : tu bloques les créneaux d’avance pour les jours concernés. 

– La revue journalière de tes tâches et la planification de celles de demain. Par exemple, tu peux bloquer dans ton agenda 15 minutes en chaque fin de journée. 

– La revue hebdomadaire de tes projets : tu peux par exemple bloquer 30 à 45 minutes en fin de semaine pour effectuer cette revue. Nous en parlerons en détail demain au Jour 5. 

– La planification de ta semaine à venir : tu peux par exemple bloquer 45 à 60 minutes le dimanche pour effectuer cette planification…

Ce texte est un extrait du livre “7 JOURS Pour Devenir Une Personne PRODUCTIVE” écrit par Henri M. Missola.
Nous vous invitons à lire l’article suivant “L’ALIMENTATION POUR UNE PRODUCTIVITÉ FORTE“.