La Méthode du Pendulage
C’est une technique basée sur le chronométrage et qui permet de mesurer le temps alloué à chaque tâche. À l’origine cette méthode était utilisée pour quantifier la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de tâches plutôt répétitives dans les services administratifs. Pour la mettre en œuvre, l’on demandait à une personne expérimentée d’exécuter lesdites tâches à allure normale. On enregistrait alors le temps par tâche. En divisant le temps total écoulé par le nombre de tâches à effectuer on obtient le temps moyen d’exécution d’une tâche.
Appliqué à la gestion personnelle du temps, la méthode du pendulage peut être adaptée en utilisant une fiche de suivi d’activités. Comme son nom l’indique, elle vous aide à suivre le temps que vous passez sur vos différentes activités. C’est un outil simple et assez facile à utiliser. Son objectif est de vous aider premièrement à chronométrer le temps que vous mettez à effectuer une activité.
Dans un deuxième temps, son utilité repose dans votre capacité à avoir un regard critique sur la pertinence de cette durée chronométrée. Autrement dit, est-elle trop longue ou pas assez pour ladite activité ? Pour construire votre fiche de suivi d’activités, il vous suffit simplement de prendre une feuille blanche sur laquelle vous allez mettre cinq colonnes :
– Une colonne pour le temps de démarrage : notez l’heure à laquelle vous démarrez l’activité
– Une colonne pour l’activité : décrivez l’action que vous réalisez
– Une colonne pour le temps de fin : notez l’heure à laquelle vous terminez l’activité
– Une colonne pour la durée : notez le temps que vous avez mis à effectuer l’activité. Il s’agit simplement de faire la différence entre le temps de fin et le temps de début de l’activité
– Une colonne pour les commentaires : notez les conditions liées à l’exécution de cette activité. Ces conditions peuvent avoir une incidence sur votre rapidité d’exécution de la tâche. Je vous conseille de faire cet exercice tous les jours durant une semaine sur l’ensemble de vos activités. Pourquoi une semaine ? Simplement parce que vous aurez des données à comparer activité par activité sur plusieurs jours et il vous sera également plus facile d’effectuer votre auto-analyse.
En effet, cette comparaison des temps vous permettra d’identifier les temps dits productifs et les temps dits improductifs. Autrement dit vous réaliserez qu’à certains moments, vous avez pu réaliser l’activité rapidement et à d’autres moments moins rapidement. Il vous appartiendra alors au regard des différences identifiées et des conditions dans lesquelles l’activité a été exécutée d’établir quelle est la durée optimale pour exécuter ladite activité. C’est cette durée qui deviendra alors votre référence lorsque vous planifierez plus tard ce type d’activités.
Ce texte est un extrait du livre « 5 étapes pour (re)prendre le contrôle de votre TEMPS et de votre vie » écrit par Henri M. Missola.
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