7 RAISONS QUI MONTRENT QU’ÉCRIRE VOUS AIDE À VOUS ORGANISER ET À MIEUX GÉRER VOTRE TEMPS 

Raison N°1 : Écrire vous permet de retrouver facilement les informations dont vous avez besoin sans trop solliciter votre mémoire 

Selon les spécialistes de l’information, le cerveau traite en moyenne 10000 impressions sensorielles par seconde, qu’elles viennent de nous ou de l’extérieur. Votre cerveau traite donc tellement d’informations à la journée que votre mémoire viendrait à perdre au bout de quelques semaines ou quelques mois, le détail des idées, des inspirations, des plans que vous n’avez pas pris le temps de noter. Écrire vous fera donc gagner du temps car cela vous évitera de vous triturer les méninges pour retrouver des informations que vous aurez enregistrées quelque part dans votre mémoire. 

Raison N°2 : Écrire vous permet de poser, clarifier et affiner vos idées

Très souvent, lorsque les informations sont encore au stade de la pensée dans votre esprit, elles ne sont pas totalement claires. En les écrivant, elles deviennent plus concrètes et se matérialisent mieux. Il vous est ainsi plus facile de les visualiser dans leur ensemble et de voir éventuellement les différentes interactions qui peuvent exister entre elles. 

Raison N°3 : Écrire vous permet de faire le tri 

Une fois que les idées sont mises à l’écrit, il est plus facile de faire la part des choses et de distinguer l’important de l’accessoire. Vous pouvez ainsi établir des catégories d’actions : à faire, à déléguer, à reporter, à planifier, etc. 

Raison N°4 : Écrire vous permet de prendre du recul et augmente votre niveau de conscience 

En écrivant, vous analysez et organisez vos idées. Vous prenez également conscience de votre périmètre d’action et de l’étendue de ce que vous avez à faire. Vous réalisez ainsi plus facilement ce qu’il est possible de faire tout de suite et ce qu’il convient de faire ultérieurement. 

Raison N°5 : Écrire vous permet d’agir plus facilement 

Le simple fait de prendre un crayon à papier ou un stylo et un bloc-notes et de vous poser pour écrire vos objectifs, définir des plans d’action pour vos projets, est déjà un grand pas vers l’accomplissement de ce qui vous tient à cœur. Écrire se révèle véritablement être le pont reliant l’intention à l’action. 

Raison N°6 : Écrire vous permet de mieux identifier vos besoins et vos attentes 

Comme le disait Boileau : «Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément ». En effet, prendre le temps d’écrire amène de la clarté dans vos idées. Par conséquent, il vous sera plus facile d’exprimer vos besoins et d’identifier les ressources nécessaires pour les satisfaire. 

Raison N°7 : Écrire vous permet de planifier vos activités et de définir vos priorités 

En matière d’organisation et de gestion du temps, il existe globalement deux types de profils : les improvisateurs et les planificateurs. Les improvisateurs fonctionnent en général sans agenda. Il peut arriver à tout le monde d’improviser mais si vous en faites un style de vie, vous aurez beaucoup de mal à avoir une vie organisée. 

A l’opposé, les planificateurs prennent le temps de noter dans leur agenda ou leur planning leurs activités et leurs tâches, définissent les échéances et les priorités. Planifier, c’est encore écrire en vous projetant dans l’action. Après avoir passé en revue ces différentes raisons, il convient maintenant d’explorer les formes d’écriture possibles que vous pouvez utiliser pour vous organiser et mieux gérer votre temps. Il existe globalement deux catégories de solutions que vous pouvez utiliser : les solutions de type papier et les solutions électroniques. 

Les solutions de type papier : plusieurs supports de taille et de forme différentes peuvent être utilisés.

  • Cahier/bloc-notes : pour un usage très structuré et plutôt professionnel, vous pouvez opter pour un cahier de type organisateur. L’avantage de ce type de cahier est qu’il possède des intercalaires colorés déplaçables et des feuilles détachables. Il facilite ainsi le tri et l’organisation des informations. Si vous souhaitez plutôt une prise de notes simple et basique, vous pouvez vous procurer un bloc-notes. Il en existe des grands, des moyens et des petits. Pour en faciliter l’utilisation, il est préférable d’en prendre un de petite ou de moyenne taille.
  • Agenda : les agendas vous permettent de positionner vos différents évènements, vos activités et vos tâches (personnelles, familiales, professionnelles, etc.). Ils sont donc bien pratiques pour vous aider à vous organiser. La plupart d’entre eux intègrent même les vacances scolaires, ce qui facilite la planification de certaines activités en famille.
  • To do list : il s’agit des listes de tâches à effectuer que vous pouvez créer vous-même pour piloter vos activités journalières. Elles viennent en complément de votre agenda et sont faciles à mettre en place. Il vous suffit simplement de prendre une feuille blanche ou même votre bloc-notes ou cahier organisateur et noter l’ensemble des tâches à effectuer pour la journée. Il vous appartiendra alors de suivre cette liste tout au long de la journée en prenant le soin de cocher les tâches au fur et à mesure qu’elles seront effectuées. 
  • Post-it : ce sont des petites feuilles colorées carrées ou rectangulaires et autoadhésives rassemblées en petits blocs. Elles servent de pense bête et vous permettent de noter des actions que vous avez à faire et que vous ne souhaitez surtout pas oublier. Pour être certain de vous en souvenir, prenez le soin de les coller à un endroit où vous pouvez les voir facilement. Les solutions électroniques : on peut en distinguer deux sortes : les calendriers/agendas électroniques et les applications mobiles de productivité. 
  • Calendriers de smartphones : tous les smartphones disposent d’une fonctionnalité « calendrier ». Vous pouvez planifier votre semaine en y positionnant vos différentes activités. Il est possible de mettre des rappels si vous le jugez nécessaire. 
  • Agendas de boîtes emails : en plus de la fonctionnalité « courrier électronique », les comptes de messagerie électronique tels que Outlook, Gmail ou encore Yahoo disposent d’une fonctionnalité « agenda » qui vous permet également d’effectuer la planification de vos activités. 

Dans un souci d’efficacité, vous pouvez synchroniser cet agenda avec le calendrier de votre smartphone. Cela vous permettra d’avoir accès à votre planning sans être connecté à votre compte de messagerie. Applications mobiles : toutes les plateformes mobiles (Apple, Android et Windows) regorgent d’applications mobiles dédiées à la productivité. Il faut toutefois souligner que les plateformes Apple et Android proposent plus de choix. 

Il existe de nombreuses applications payantes mais il y en a également qui sont gratuites. J’ai identifié trois d’entre elles que j’utilise et que vous pouvez également adopter. Il s’agit de Gtasks, Wunderlist et Evernote.

  • Gtasks : c’est un gestionnaire de tâches simple mais très efficace. Il vous permet de créer vos listes de tâches, de fixer des échéances et des rappels et de les personnaliser. Équipée d’une fonction micro, l’application vous permet de dicter votre tâche et elle se charge de la rédiger avec une précision plutôt appréciable. De plus, vous pouvez synchroniser vos tâches avec l’extension Tasks de Gmail.
  • Wunderlist : c’est une application qui vous permet de gérer très facilement vos listes de tâches. Elle permet d’organiser vos tâches par catégories. Vous pouvez également fixer des délais et des rappels, vous recevrez ainsi des notifications de rappel pour la réalisation desdites tâches. Wunderlist offre également la possibilité de partager vos listes de tâches et de collaborer avec vos amis, votre famille ou vos collègues.
  • Evernote : c’est une application intelligente qui vous permet de noter vos idées, d’enregistrer des sons, de sauvegarder des photos. Vos données sont stockées sur internet et vous pouvez y accéder à tout moment à partir de votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette. 

Grâce à ses fonctionnalités, vous pouvez organiser et classer vos informations et vous avez également la possibilité de les partager avec vos amis ou vos collègues. Ces trois applications ne sont que des exemples et peuvent donc ne pas vous convenir. Dans ce cas, je vous invite à effectuer des recherches dans les plateformes mentionnées plus haut, vous pourrez ainsi en trouver d’autres plus adaptées à vos besoins. 

Ce texte fait exception au livre « 5 étapes pour (re)prendre le contrôle de votre TEMPS et de votre vie » écrit par Henri M. Missola.

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